Порядок выдачи невостребованных трудовых книжек

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

С ее помощью осуществляется учет всех бланков трудовых книжек, а также ее вкладышей. В этой книге необходимо соблюдать нумерацию, все бланки необходимо прошнуровать, а также заверить подписью и печатью. В шестом разделе постановления правительства устанавливаются правила по учету и хранению.

Считается, что трудовые книжки являются документацией строгой отчетности. Должен быть выбран человек, который будет ответственен за их ведение. Это лицо ежемесячно обязано ежемесячно подготавливать отчет о бланках и вкладышах этих книг.

Если во время заполнения бланки, были испорчены, то их необходимо уничтожить. Хранение этого документа будет осуществляться работодателем, если при увольнении сотрудник ее не получил.

Правила ведения и хранения трудовых книжек – практические нюансы

Такая информация требуется для правильного подсчета пенсии.

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Вводит стандартный , обязует организацию ответственно и правильно оформлять и хранить документ.
• Постановление правительства РФ «О трудовых книжках». Утверждает окончательный порядок допустимых действий ведения, оформления, хранения ТК.
• Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению ТК». Устанавливает правила заполнения, изменения и исправления граф, полей, разделов документа.
• Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ). Определяет меры наказания при несоблюдении общепринятых норм, которые касаются ТК.

То, насколько верно заполняется документ, должен отслеживать не только ответственный представитель предприятия, но и сам владелец, подтверждающий все записи своей подписью.

• Даты. Проставляются арабскими цифрами, без буквенных дополнений.

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

Это ознаменовано наличием единого нормативного пространства, где учтены следующие виды ТК:

1. 1973 г.

   выпуска;

2. 1938 г. выпуска.
3. 2004 г.

   выпуска;

При этом документы унифицированы независимо от источника происхождения, которым полноправно может являться другое государство, которое раньше входило в состав Союза в качестве союзной республики. Ответственные лица

Трудовые книжки в организации (на предприятии) ведутся специальным отделом, отвечающим за кадровую работу или уполномоченным лицом.

Выдача трудовой книжки

Однако ТК РФ содержит нормы, которые предусматривают исключение из общего правила, когда днем прекращения действия контракта может быть не только последний день работы.

Что делать с невостребованной трудовой книжкой?

Скажем сразу: работника обязательно следует уволить в последний день предупреждения об увольнении, даже если он по какой-то причине не появился в этот день на работе.

А процедура увольнения отсутствующего работника по п. 3 ч. 1 с. 77 ТК РФ будет следующей. С 1 июля новый ГОСТ. В разбираемой ситуации у работодателя есть заявление работника, в котором указан последний день работы — день увольнения.

Более того, данное заявление не отозвано работником, по крайней мере, у работодателя нет таких сведений.

2 ст. 841 ТК РФ). Эта запись делается на основании приказа. Все записи, внесенные работодателем, подтверждаются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя. Также в трудовой книжке должен был бы расписаться сам работник, конечно, если бы находился на работе в день увольнения.

В раздел XI

«Основания прекращения трудового договора (увольнения)»

необходимо внести основания прекращения трудового договора и ссылку на соответствующий приказ. Реквизит «Личная подпись работника» остается незаполненным.

При этом в личной карточке можно сделать отметку о невозможности ознакомить работника с записью. Невостребованная трудовая книжка работника подлежит хранению на протяжении 75 лет Данное уведомление советуем направить на все известные адреса работника (ч. 6 ст. 841 ТК РФ) (пример 2). И главное, помнить, что отправка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия (п.

36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

Невостребованные трудовые книжки

Уведомление станет ключевым документом, подтверждающим, что работник получил-таки свою трудовую книжку. Ни в коем случае нельзя по собственной инициативе высылать невостребованную трудовую книжку письмом, пусть даже и самым что ни на есть ценным, или отправлять с курьером. Это можно делать только с разрешения работника!

Если работник, к сожалению, умер, то трудовую книжку предстоит вернуть его родственникам. Им высылается аналогичное письмо.

Для получения документа родным покойного придется доказать свое родство с ним.

Трудовая книжка – документ по личному составу. Это означает, что а) она имеет длительный срок хранения и б) она подлежит .

То есть это – обычный документ, хранение которого нужно обеспечить в соответствии с общими правилами. Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 50 лет, если они завершены в 2003 году и позже, и 75, если до 2003 года (, ст. 664 от 2010 года). Ориентироваться при определении срока нужно на дату последней записи в трудовой книжке.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление.

Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет.

Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника. Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца.

По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

8.4 Учет и хранение трудовых книжек

К отчету обязательно прилагается приходный ордер кассы орга­низации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее надо уничтожить и составить об этом акт. Для составления такого акта приказом руководителя соз­дается комиссия во главе с председателем, которая составляет акт по приведенной ниже форме. Эта форма является рекомендуемой, т.

к. она не унифицирована. Правила особо подчеркивают, что за нарушение установлен­ного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную зако­нодательством РФ. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью орга­низации (кадровой службы) и подписью самого работника.

Работодатель в случае задержки выдачи

Трудовая книжка — ведение, хранение, учет

В свою очередь, ответственность перед работодателем за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное должностное лицо.

Работодатель издает приказ (распоряжение) о назначении такого лица.

Как правило, это сотрудник кадровой службы организации.

Приведем пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками. МОУ «Средняя общеобразовательная школа N 34» Приказ г.

Орел от 08.08.2011 N 332-п О назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек В целях совершенствования организации документационного обеспечения кадровой деятельности организации, обеспечения надлежащего порядка при работе с трудовыми книжками работников в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек Приказываю: Назначить ответственным за работу с трудовыми книжками работников начальника отдела кадров О.А.