Как прошивать договор


Как прошивать договор

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую


Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация листов Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.

Как правильно прошить договор

Как правильно сшить договор вместе с приложениями Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь.

Важно Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

  1. Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы.

Проколы должны равномерно располагаться по левому полю.

Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см. На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

  1. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.
  2. Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую Поэтому сначала нужно определить простейшую схему систематизации договоров:

  1. направление деятельности организации – структурные подразделения, имеющие право заключать договоры, – виды сделок (договоров) – контрагенты (может быть много или несколько, необходимо расположить названия в алфавитном порядке) или

Как прошивать договора

В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново.

Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;

  1. допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Важно Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное. Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов.
Рекомендуем прочесть:  Дают ли жилье полицейским

В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки.

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

Как правильно сшивать договор

Прошить договор можно несколькими способами:

  1. дыроколом и нитками;
  2. шилом и нитками.

В зависимости от того, какой вариант вы выбрали, вам необходимо подготовить:

  1. нитки (70 см);
  2. толстую иголку;
  3. скрепку;
  4. клей для бумаги.
  5. дырокол;
  6. шило;

Порядок действий

  • дыроколом.
  • Сначала необходимо проверить договор (нет ли ошибок, опечаток, правильно ли выставлены страницы).
  • Затем с левой стороны сделать отверстия:
    • дыроколом.
  • Аккуратно скрепить документ (можно воспользоваться скрепкой), чтобы в ходе работы не сдвинулись листы.

Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта. Подготовка документов для регистрации ИП Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

Как прошивать договор

Называется это «заверительной подписью».

Чтобы ее сделать, нужно взять небольшой кусочек бумаги размером 5 х 6 сантиметров и приклеить его на тыльной стороне так, чтобы он закрыл узел. Внимание Кончики нити должны выходить из-под него и свободно свисать. На этой записке нужно указать, сколько страниц было прошито. Потом на ней ставится подпись директора, дата и печать организации.

Вообще заверительная подпись делается либо директором фирмы, либо одним из замов.

Сама печать ставится так, чтоб одна часть ее приходилась на последний лист пачки, а другая – на записку.

Для чего прошивают документы?

Мы уже упоминали о том, что подшитые документы сдаются в архив для хранения, кроме того, в повседневной деятельности предприятия очень часто возникает необходимость скрепить пачки листов.

Многие документы передаются в архив.

Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам.

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ. Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год.

  1. Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.
  2. Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.

Какие документы прошиваются?

Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.

  1. документы для сдачи отчетности в ПФР
  2. Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  3. документы на тендер
  4. Документация бухгалтерии
  5. Документы для налоговой
  6. документы в различные отделы банка
  7. Кадровая документация по итогам текущего года

Руководство как прошивать и заверять документы

Еще одна причина заключается в том, что плохо прошитые документы можно легко разъединить.

Таким образом, есть риск подлога или потери документа. Необходимо помнить, что документы, состоящие из двух или более листов, должны быть прошиты. Отверстия для прошивки можно сделать как с помощью толстой иглы, так и с помощью дырокола. Проколы должны находиться с левой стороны листа, на расстоянии 1,5-2 см от края.

Читайте что такое маржа и как это рассчитывать. Пошаговая инструкция прошивки документов в три прокола: Первый прокол должен быть сделан иглой с тыльной стороны документов, примерно посередине листа.

Затем, протянув иголку вверх, образовываем второй, уже верхний, прокол.

С тыльной стороны протягиваем иглу вниз и делаем третье — последнее отверстие.

Делопроизводство прошивка договора

Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?

Снова протягиваем иглу через первый серединный прокол. Завязываем из ниток узелок. Клеим на узелок небольшой листок прямоугольной формы.

Необходимо чтобы сверху документа была обложка и титульный лист. Он может быть изготовлен как из картона, так и обычной бумаги. Важно Картонная обложка обязательна только в том случае, если документы сдаются на срок более 25 лет. В остальных случаях достаточно листа. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
Касательно нумерации, то тут имеется некоторые особенности.

Прежде всего нумеруется не с обложки, а с самого начала дела. При этом сама опись документа не нумеруется.

Также в случае дополнений допускается буквенная нумерация.

Например 5а. Самое интересное, что цифры нужно ставить в правом верхнем уголке. Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия?

Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.Какие документы прошиваются?

Как правильно прошить копию договора

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

В три дырки Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).